Wat houdt de workflow fiattering in?
De workflow fiattering houdt in dat elke bestelling eerst moet worden goedgekeurd door een manager voordat de bestelling definitief is. Op deze manier houdt je grip op wat er binnen de omgeving bestelt wordt.
Hoe werkt de workflow fiattering?
Zodra de workflow fiattering ingesteld staat, zal elke order die een besteller plaatst, eerst door een manager moeten worden goedgekeurd. Bij wie vervolgens deze taak voor goedkeuring komt te liggen, is afhankelijk van hoe de omgeving is ingericht.
Binnen de omgeving zijn gebruikers aanwezig met de rol "Manager"
Indien er gebruikers met de rol "Manager" binnen de omgeving zijn ingevoerd en deze manager aan dezelfde vestiging is gekoppeld als de besteller die de bestelling plaatst, komt het goedkeuringsverzoek automatisch bij deze manager terecht.
Indien er meerdere managers binnen de omgeving zijn en ook aan dezelfde vestiging(en) zijn gekoppeld als de besteller die de bestelling plaatst, krijgt de besteller altijd in de checkout een dropdown keuzemenu te zien waarbij de besteller kan aangeven bij welke manager dit goedkeuringsverzoek moet komen te liggen.
Vervolgens komt de besteller terug in de omgeving waar vermeldt wordt dat de order is doorgestuurd naar de betreffende manager voor goedkeuring. Ook ontvangt de besteller een mail met een pro-forma orderbevestiging.
De manager die de order moet goedkeuren, ontvangt vervolgens een mail met het bericht dat er een order moet worden goedgekeurd. In deze mail staat ook een knop waarmee de manager na inloggen direct bij de betreffende taak terecht komt en hem goed of af kan keuren.
Indien de manager de bestelling heeft goedgekeurd, ontvangt de besteller bericht dat de order is goedgekeurd en wordt er een orderbevestiging naar de besteller verstuurd. De status in het besteloverzicht voor deze bestelling verandert dan van geel naar groen.
Indien de manager de bestelling heeft afgekeurd, ontvangt de besteller bericht dat de order is afgekeurd en wordt de status in het besteloverzicht van deze bestelling rood.
Bij een goedgekeurde order, ontvangt de leverancier ook direct de opdrachtbevestiging zodat de order in behandeling kan worden genomen. De bestelling verschijnt dan ook in de beheeromgeving met alle details van de bestelling.
Binnen de omgeving zijn geen gebruikers aanwezig met de rol "Manager"
Indien er geen gebruikers met de rol "Manager" binnen de omgeving zijn ingevoerd, dan komt het goedkeuringsverzoek automatisch bij de functioneel beheerder terecht.
Als er ook geen functioneel beheerder aanwezig is binnen de omgeving, dan komt dit verzoek bij de beheerder te liggen.
Goed om te weten
Er zijn een aantal zaken die goed zijn om te weten over de workflow fiattering.
- Managers hoeven zelf geen goedkeuring voor hun order te krijgen. Indien een manager een order plaatst, zal de bestelling direct goedgekeurd worden.
- Een order die bij een manager ter goedkeuring ligt, kan niet worden overgedragen aan een andere manager of aan de (functioneel) beheerder.
Eventueel zou de (functioneel) beheerder kunnen inloggen via de manager die goedkeuring moet geven, om vervolgens de order goed of af te keuren. Houdt er wel rekening mee dat de goedkeuring of afkeuring altijd uit naam van deze manager zal blijven, ondanks dat je als (functioneel) beheerder via de manager bent ingelogd. - Een (pro-forma) order kan na plaatsing niet gewijzigd worden.
- Een order wordt altijd volledig goedgekeurd of afgekeurd. Het is niet mogelijk om een gedeelte van de order goed of af te keuren.
- Indien de order is afgekeurd, is de order in zijn geheel afgekeurd en dient de besteller een nieuwe order te plaatsen.
Stel: de besteller heeft 4 artikelen besteld waarvan er 1 niet besteld had mogen worden, dan dient de manager de order af te keuren zodat de besteller de bestelling opnieuw kan plaatsen. Over een eventuele foutieve order dient de manager contact te leggen met de besteller, aangezien er bij het afkeuren van de order geen opmerking kan worden gegeven waarom de order is afgekeurd.
