Wat houdt de workflow PO-nummer in?
De workflow PO-nummer houdt in dat voor elke bestelling een PO-nummer moet worden ingevoerd voordat de bestelling definitief is. Op deze manier houdt je grip op wat er binnen de omgeving bestelt wordt en wordt de order voorzien van de juiste referentie middels de invoer van een PO-nummer.
Hoe werkt de workflow PO-nummer?
Voor de workflow PO-nummer zijn 2 varianten mogelijk.
Indien het invoeren van het PO-nummer tijdens het plaatsen van de bestelling gebeurt, kan een gebruiker de bestelling in de checkout niet afronden voordat er een PO-nummer in het PO-nummer veld is ingevuld.
Indien het invoeren van het PO-nummer na het plaatsen van de bestelling gebeurt, wordt de bestelling een pro-forma bestelling zodra de gebruiker de bestelling via de checkout heeft ingediend.
Nadat de gebruiker deze pro-forma bestelling heeft geplaatst, krijg hij de melding dat er nog een PO-nummer benodigd is om de bestelling definitief te maken.
Zodra de gebruiker in het bezit is van het benodigde PO-nummer, kan hij deze via de omgeving bij de bestelling invoeren.
We leggen je hier beneden uit hoe het werkt.
Stap 1: Op het taken blokje te klikken waar alle taken gebundeld staan voor orders die in afwachting zijn van een PO-nummer.
Stap 2: Of door de bestelling te raadplegen en daar op de knop "Maak bestelling definitief of annuleer" te klikken.
De gebruiker komt nu in het invoerscherm terecht waar het PO-nummer voor de betreffende bestelling kan worden ingevoerd.
Zodra het PO-nummer is ingevoerd en er op "bestelling afronden" is geklikt, krijgt de gebruiker de melding dat de bestelling wordt verwerkt. De gebruiker ontvangt nu een mail met de melding dat de order is goedgekeurd en een mail met de definitieve orderbevestiging.
Extra instellingen
Extra instellingen voor de workflow "PO-nummer"
Het veld met invoer voor een PO-nummer kan worden afgedwongen op restricties op basis van een Regex code. Hiermee kan je bijvoorbeeld afdwingen dat het PO-nummer bijvoorbeeld altijd met een "3" moet beginnen, minimaal 6 tekens lang moet zijn en/of altijd moet eindigen met een "1".
Indien dit ingesteld dient te worden dan kun je dit zelf doen door deze regex waarde bij de brandportal instellingen van de klant in te voeren onder het kopje "Winkelwagen" --> "Regex voor PO nummer"
Indien je dit wel wilt instellen maar niet weet hoe je een regex code moet genereren zodat deze voldoet aan de voorwaarden voor het afdwingen van de invoer van het PO-nummer, neem dan contact op met support@premiumid.com zodat wij de mogelijkheden samen kunnen bespreken.
JE kan instellen dat bestellingen die zijn geplaatst o.b.v. PO-nummer nogmaals moeten worden goedgekeurd voordat deze bestellingen definitief worden.
Indien dit is ingesteld, zal elke order die een besteller plaatst, eerst door iemand moeten worden goedgekeurd. Bij wie vervolgens deze taak voor goedkeuring komt te liggen, is afhankelijk van hoe de omgeving is ingericht.
Bij wie komt de bestelling ter goedkeuring terecht?
Afhankelijk van hoe de omgeving is ingericht komt de bestelling bij een goedkeurder terecht. Hiervoor zijn verschillende scenario's.
Er zijn managers aanwezig
Indien er gebruikers met de rol "Manager" binnen de omgeving zijn ingevoerd en deze manager aan dezelfde vestiging is gekoppeld als de besteller die de bestelling op dat moment plaatst, komt het goedkeuringsverzoek automatisch bij deze manager terecht.
Indien er meerdere managers binnen de omgeving zijn en ook aan dezelfde vestiging(en) zijn gekoppeld als de besteller die de bestelling plaatst, krijgt de besteller altijd in de checkout een dropdown keuzemenu te zien waarbij de besteller kan aangeven bij welke manager dit goedkeuringsverzoek moet komen te liggen.
Nadat de gebruiker het PO-nummer heeft ingevoerd (vooraf in de checkout of achteraf), krijgt de besteller de melding dat de order is doorgestuurd naar de betreffende manager voor goedkeuring. Ook ontvangt de besteller een mail met een pro-forma orderbevestiging.
De manager die de order moet goedkeuren, ontvangt vervolgens een mail met het bericht dat er een order moet worden goedgekeurd. In deze mail staat ook een knop waarmee de manager na inloggen direct bij de betreffende taak terecht komt en hem goed of af kan keuren.
Er zijn geen managers aanwezig
Indien er geen gebruikers met de rol "Manager" binnen de omgeving zijn ingevoerd, dan komt het goedkeuringsverzoek automatisch bij de functioneel beheerder terecht.
Mocht er óók geen functioneel beheerder aanwezig zijn, dan schuift deze taak automatisch door naar de 'beheerder'.
Belangrijk om te weten
Er zijn een aantal zaken die goed zijn om te weten over de workflow PO-nummer.
- Je kunt geen combinatie instelling maken waarbij bijvoorbeeld voor de ene helft van de gebruikers vooraf een PO-nummer moet worden ingevoerd en voor de andere helft van de gebruikers achteraf.
- Een (pro-forma) order kan na plaatsing niet gewijzigd worden.
- Een order wordt altijd volledig d.m.v. een PO-nummer goedgekeurd of door de gebruiker afgekeurd. Het is niet mogelijk om een gedeelte van de order middels een PO-nummer goed of af te keuren.
- Een order die bij een manager ter goedkeuring ligt, kan niet worden overgedragen aan een andere manager of aan de (functioneel) beheerder.
- Eventueel zou de (functioneel) beheerder kunnen inloggen via de manager die goedkeuring moet geven, om vervolgens de order goed of af te keuren. Houdt er wel rekening mee dat de goedkeuring of afkeuring altijd uit naam van deze manager zal blijven, ondanks dat je als (functioneel) beheerder via de manager bent ingelogd.
- Indien de order is afgekeurd door de besteller zelf of door eventuele extra check door de manager, is de order in zijn geheel afgekeurd en dient de besteller een nieuwe order te plaatsen.
- Stel: de besteller heeft 4 artikelen besteld waarvan er 1 niet besteld had mogen worden, dan dient de manager de order af te keuren zodat de besteller de bestelling opnieuw kan plaatsen. Over een eventuele foutieve order dient de manager contact te leggen met de besteller, aangezien er bij het afkeuren van de order geen opmerking kan worden gegeven waarom de order is afgekeurd.
