Wat houdt de workflow vrij bestellen in?
De workflow vrij bestellen houdt in dat gebruikers kunnen bestellen wat ze zelf willen. Zodra de workflow vrij bestellen ingesteld staat, kunnen alle gebruikers ongelimiteerd bestellingen plaatsen.
Wat houdt de workflow vrij bestellen tot een bepaald bedrag in?
De workflow vrij bestellen tot een bepaald bedrag houdt in dat gebruikers bestellingen kunnen plaatsen met een limiet op de orderwaarde.
Hoe werkt de workflow vrij bestellen tot een bepaald bedrag?
Zodra de workflow vrij bestellen tot een bepaald bedrag ingesteld staat, kunnen alle gebruikers nog steeds ongelimiteerd bestellingen plaatsen, maar dan wel een limiet op de orderwaarde per bestelling. Zodra er een bestelling wordt geplaatst met een orderwaarde boven deze limiet, wordt de order eerst ter goedkeuring aangeboden aan een manager of een (functioneel) beheerder indien er geen managers in de omgeving zijn ingevoerd.
Stel: Gebruikers mogen vrij bestellen, maar er staat een limiet op de orderwaarde van € 500,-
Dat betekent dat de gebruiker bestelling t/m € 500,- vrij kan plaatsen. Zodra de orderwaarde boven de € 500,- komt, dient iemand de order eerst goed te keuren voordat deze definitief is.
Bij wie vervolgens deze taak voor goedkeuring komt te liggen, is afhankelijk van hoe de omgeving is ingericht.
Bij wie komt de bestelling ter goedkeuring terecht?
Afhankelijk van hoe de omgeving is ingericht komt de bestelling bij een goedkeurder terecht. Hiervoor zijn verschillende scenario's.
Er zijn managers aanwezig
Indien er gebruikers met de rol "Manager" binnen de omgeving zijn ingevoerd en deze manager aan dezelfde vestiging is gekoppeld als de besteller die de bestelling op dat moment plaatst, komt het goedkeuringsverzoek automatisch bij deze manager terecht.
Indien er meerdere managers binnen de omgeving zijn en ook aan dezelfde vestiging(en) zijn gekoppeld als de besteller die de bestelling plaatst, krijgt de besteller altijd in de checkout een dropdown keuzemenu te zien waarbij de besteller kan aangeven bij welke manager dit goedkeuringsverzoek moet komen te liggen.
Nadat de gebruiker de bestelling heeft afgerond, krijgt de besteller de melding dat de order is doorgestuurd naar de betreffende manager voor goedkeuring. Ook ontvangt de besteller een mail met een pro-forma orderbevestiging.
De manager die de order moet goedkeuren, ontvangt vervolgens een mail met het bericht dat er een order moet worden goedgekeurd. In deze mail staat ook een knop waarmee de manager na inloggen direct bij de betreffende taak terecht komt en hem goed of af kan keuren.
Er zijn geen managers aanwezig
Indien er geen gebruikers met de rol "Manager" binnen de omgeving zijn ingevoerd, dan komt het goedkeuringsverzoek automatisch bij de functioneel beheerder terecht.
Mocht er óók geen functioneel beheerder aanwezig zijn, dan schuift deze taak automatisch door naar de 'beheerder'.
Belangrijk om te weten
Er zijn een aantal zaken die goed zijn om te weten over de workflow vrij bestellen tot een bepaald bedrag.
- Een order die bij een manager ter goedkeuring ligt, kan niet worden overgedragen aan een andere manager of aan de (functioneel) beheerder.
- Eventueel zou de (functioneel) beheerder kunnen inloggen via de manager die goedkeuring moet geven, om vervolgens de order goed of af te keuren. Houdt er wel rekening mee dat de goedkeuring of afkeuring altijd uit naam van deze manager zal blijven, ondanks dat je als (functioneel) beheerder via de manager bent ingelogd.
- Een (pro-forma) order kan na plaatsing niet gewijzigd worden.
- Een order wordt altijd volledig goedgekeurd of afgekeurd. Het is niet mogelijk om een gedeelte van de order goed of af te keuren.
- Indien de order is afgekeurd, is de order in zijn geheel afgekeurd en dient de besteller een nieuwe order te plaatsen.
- Stel: de besteller heeft 4 artikelen besteld waarvan er 1 niet besteld had mogen worden, dan dient de manager de order af te keuren zodat de besteller de bestelling opnieuw kan plaatsen. Over een eventuele foutieve order dient de manager contact te leggen met de besteller, aangezien er bij het afkeuren van de order geen opmerking kan worden gegeven waarom de order is afgekeurd.
