Workflow : Numéro de bon de commande

En quoi consiste le workflow Numéro de bon de commande ?

Le workflow Numéro de bon de commande signifie qu'un numéro de bon de commande (PO) doit être saisi pour chaque commande avant que celle-ci ne soit définitive. Vous gardez ainsi le contrôle sur ce qui est commandé dans l'environnement, et la commande reçoit la bonne référence grâce à la saisie d'un numéro de bon de commande.

Comment fonctionne le workflow Numéro de bon de commande ?

Il existe 2 variantes du workflow Numéro de bon de commande.

Saisir le numéro de bon de commande à l'avance, dans le checkout, lors de la commande

Si le numéro de bon de commande est saisi lors de la commande, l'utilisateur ne peut pas finaliser la commande dans le checkout tant qu'un numéro n'a pas été renseigné dans le champ prévu à cet effet.

Saisir le numéro de bon de commande après coup, une fois la commande pro forma passée

Si le numéro de bon de commande est saisi après la commande, celle-ci devient une commande pro forma dès que l'utilisateur l'a soumise via le checkout.

Une fois cette commande pro forma passée, l'utilisateur reçoit un message indiquant qu'un numéro de bon de commande est encore nécessaire pour rendre la commande définitive.

Dès que l'utilisateur dispose du numéro de bon de commande requis, il peut le saisir pour la commande via l'environnement.

Nous vous expliquons ci-dessous comment cela fonctionne.

Étape 1 : En cliquant sur le bloc des tâches, où sont regroupées toutes les tâches des commandes en attente d'un numéro de bon de commande.

Étape 2 : Ou en consultant la commande et en cliquant sur le bouton "Maak bestelling definitief of annuleer" (Finaliser ou annuler la commande).

L'utilisateur arrive alors sur l'écran de saisie, où le numéro de bon de commande de la commande concernée peut être saisi.

Dès que le numéro de bon de commande a été saisi et que l'utilisateur a cliqué sur "bestelling afronden" (finaliser la commande), il reçoit un message indiquant que la commande est en cours de traitement. L'utilisateur reçoit alors un e-mail indiquant que la commande a été approuvée, ainsi qu'un e-mail contenant la confirmation de commande définitive.

Paramètres supplémentaires

Paramètres supplémentaires pour le workflow "Numéro de bon de commande"

Définir des conditions pour le champ Numéro de bon de commande

Des restrictions basées sur un code Regex peuvent être imposées au champ de saisie du numéro de bon de commande. Vous pouvez par exemple exiger que le numéro commence toujours par un "3", comporte au moins 6 caractères et/ou se termine toujours par un "1".

Si cela doit être configuré, vous pouvez le faire vous-même en saisissant cette valeur regex dans les paramètres du portail de marque du client, sous la rubrique "Winkelwagen" (Panier) --> "Regex voor PO nummer" (Regex pour le numéro de bon de commande)

Si vous souhaitez configurer cela mais ne savez pas comment générer un code regex qui respecte les conditions imposées à la saisie du numéro de bon de commande, contactez [email protected] afin que nous puissions discuter ensemble des possibilités.

Faire approuver les commandes passées avec un numéro de bon de commande

Vous pouvez configurer que les commandes passées avec un numéro de bon de commande doivent encore être approuvées avant de devenir définitives.

Si cette option est configurée, chaque commande passée par un commanditaire doit d'abord être approuvée par quelqu'un. La personne à qui cette tâche de validation est ensuite attribuée dépend de la configuration de l'environnement.

À qui la commande est-elle soumise pour validation ?

Selon la configuration de l'environnement, la commande est transmise à un approbateur. Plusieurs scénarios sont possibles.

Il y a des managers

Si des utilisateurs ayant le rôle "Manager" ont été ajoutés dans l'environnement et que ce manager est associé au même établissement que le commanditaire qui passe la commande à ce moment-là, la demande de validation est automatiquement transmise à ce manager.

S'il y a plusieurs managers dans l'environnement qui sont également associés au(x) même(s) établissement(s) que le commanditaire qui passe la commande, le commanditaire voit toujours, lors du checkout, un menu déroulant lui permettant d'indiquer à quel manager la demande de validation doit être transmise.

Une fois que l'utilisateur a saisi le numéro de bon de commande (à l'avance dans le checkout ou après coup), le commanditaire reçoit un message indiquant que la commande a été transmise au manager concerné pour validation. Le commanditaire reçoit également un e-mail contenant une confirmation de commande pro forma.

Le manager qui doit approuver la commande reçoit ensuite un e-mail l'informant qu'une commande doit être approuvée. Cet e-mail contient également un bouton qui, après connexion, amène directement le manager à la tâche concernée, où il peut l'approuver ou la refuser.

Il n'y a pas de managers

Si aucun utilisateur ayant le rôle "Manager" n'a été ajouté dans l'environnement, la demande de validation est automatiquement transmise à l'administrateur fonctionnel.

S'il n'y a pas non plus d'administrateur fonctionnel, cette tâche est automatiquement transmise à l'administrateur.

Important à savoir

Voici quelques points utiles à savoir sur le workflow Numéro de bon de commande.

Vous ne pouvez pas configurer de combinaison dans laquelle, par exemple, une moitié des utilisateurs doit saisir le numéro de bon de commande à l'avance et l'autre moitié après coup.
Une commande (pro forma) ne peut plus être modifiée une fois passée.
Une commande est toujours approuvée dans son intégralité au moyen d'un numéro de bon de commande, ou refusée dans son intégralité par l'utilisateur. Il n'est pas possible d'approuver ou de refuser une partie de la commande au moyen d'un numéro de bon de commande.
Une commande en attente de validation chez un manager ne peut pas être transférée à un autre manager ni à l'administrateur (fonctionnel).
Le cas échéant, l'administrateur (fonctionnel) peut se connecter en tant que manager devant donner la validation, puis approuver ou refuser la commande. Notez toutefois que l'approbation ou le refus se fera toujours au nom de ce manager, même si vous êtes connecté via le manager en tant qu'administrateur (fonctionnel).
Si la commande est refusée par le commanditaire lui-même ou à la suite d'un éventuel contrôle supplémentaire du manager, elle est refusée dans son intégralité et le commanditaire doit passer une nouvelle commande.
Supposons que le commanditaire ait commandé 4 articles, dont 1 n'aurait pas dû être commandé. Le manager doit alors refuser la commande afin que le commanditaire puisse la repasser. Le manager doit contacter le commanditaire au sujet d'une éventuelle commande erronée, car il n'est pas possible d'ajouter un commentaire expliquant la raison du refus lors du refus de la commande.