En quoi consiste le workflow de commande libre ?
Le workflow de commande libre signifie que les utilisateurs peuvent commander ce qu'ils veulent. Dès que ce workflow est configuré, tous les utilisateurs peuvent passer des commandes sans limite.
En quoi consiste le workflow de commande libre jusqu'à un certain montant ?
Le workflow de commande libre jusqu'à un certain montant signifie que les utilisateurs peuvent passer des commandes avec une limite sur la valeur de commande.
Comment fonctionne le workflow de commande libre jusqu'à un certain montant ?
Dès que ce workflow est configuré, tous les utilisateurs peuvent toujours passer des commandes sans limite, mais avec une limite sur la valeur par commande. Dès qu'une commande dépasse cette limite, elle est d'abord soumise pour approbation à un manager, ou à un administrateur (fonctionnel) si aucun manager n'a été créé dans l'environnement.
Supposons : les utilisateurs peuvent commander librement, mais la valeur de commande est limitée à 500 €
Cela signifie que l'utilisateur peut passer librement des commandes jusqu'à 500 € inclus. Dès que la valeur de commande dépasse 500 €, quelqu'un doit d'abord approuver la commande avant qu'elle ne soit définitive.
La personne qui reçoit ensuite cette tâche d'approbation dépend de la configuration de l'environnement.
À qui la commande est-elle soumise pour approbation ?
Selon la configuration de l'environnement, la commande est soumise à un approbateur. Il existe pour cela différents scénarios.
Il y a des managers
Si des utilisateurs ayant le rôle "Manager" ont été créés dans l'environnement et que ce manager est associé au même établissement que le commanditaire qui passe la commande, la demande d'approbation est automatiquement envoyée à ce manager.
S'il y a plusieurs managers dans l'environnement, également associés au(x) même(s) établissement(s) que le commanditaire, celui-ci voit toujours dans le checkout un menu déroulant lui permettant d'indiquer à quel manager la demande d'approbation doit être envoyée.
Une fois la commande finalisée, le commanditaire est informé que la commande a été transmise au manager concerné pour approbation. Il reçoit aussi un e-mail avec une confirmation de commande pro forma.
Le manager qui doit approuver la commande reçoit ensuite un e-mail indiquant qu'une commande doit être approuvée. Cet e-mail contient aussi un bouton qui, après connexion, amène directement le manager à la tâche concernée pour l'approuver ou la refuser.
Il n'y a pas de managers
Si aucun utilisateur ayant le rôle "Manager" n'a été créé dans l'environnement, la demande d'approbation est automatiquement envoyée à l'administrateur fonctionnel.
S'il n'y a pas non plus d'administrateur fonctionnel, cette tâche passe automatiquement à l''administrateur'.
Bon à savoir
Voici quelques points utiles à connaître sur le workflow de commande libre jusqu'à un certain montant.
Une commande en attente d'approbation chez un manager ne peut pas être transférée à un autre manager ni à l'administrateur (fonctionnel).
Si nécessaire, l'administrateur (fonctionnel) peut se connecter via le manager qui doit donner son approbation, puis approuver ou refuser la commande. Notez que l'approbation ou le refus restera toujours au nom de ce manager, même si vous vous êtes connecté via ce manager en tant qu'administrateur (fonctionnel).
Une commande (pro forma) ne peut pas être modifiée après avoir été passée.
Une commande est toujours entièrement approuvée ou refusée. Il n'est pas possible d'approuver ou de refuser une partie de la commande.
Si la commande est refusée, elle l'est dans son intégralité et le commanditaire doit passer une nouvelle commande.
Supposons : le commanditaire a commandé 4 articles, dont 1 n'aurait pas dû être commandé. Le manager doit alors refuser la commande pour que le commanditaire puisse la repasser. Le manager doit contacter le commanditaire au sujet d'une éventuelle commande erronée, car aucun commentaire ne peut être indiqué lors du refus pour en préciser la raison.