En quoi consiste le workflow de validation ?
Le workflow de validation signifie que chaque commande doit d'abord être approuvée par un manager avant d'être définitive. Vous gardez ainsi le contrôle sur ce qui est commandé dans l'environnement.
Comment fonctionne le workflow de validation ?
Dès que le workflow de validation est configuré, chaque commande passée par un commanditaire doit d'abord être approuvée par un manager. La personne à qui cette tâche de validation est ensuite attribuée dépend de la configuration de l'environnement.
L'environnement contient des utilisateurs ayant le rôle "Manager"
Si des utilisateurs ayant le rôle "Manager" ont été ajoutés dans l'environnement et que ce manager est associé au même établissement que le commanditaire qui passe la commande, la demande de validation est automatiquement transmise à ce manager.
S'il y a plusieurs managers dans l'environnement qui sont également associés au(x) même(s) établissement(s) que le commanditaire qui passe la commande, le commanditaire voit toujours, lors du checkout, un menu déroulant lui permettant d'indiquer à quel manager la demande de validation doit être transmise.
Le commanditaire revient ensuite dans l'environnement, où il est indiqué que la commande a été transmise au manager concerné pour validation. Le commanditaire reçoit également un e-mail contenant une confirmation de commande pro forma.
Le manager qui doit approuver la commande reçoit ensuite un e-mail l'informant qu'une commande doit être approuvée. Cet e-mail contient également un bouton qui, après connexion, amène directement le manager à la tâche concernée, où il peut l'approuver ou la refuser.
Si le manager a approuvé la commande, le commanditaire est informé que la commande a été approuvée et une confirmation de commande lui est envoyée. Le statut de cette commande dans l'aperçu des commandes passe alors du jaune au vert.
Si le manager a refusé la commande, le commanditaire est informé que la commande a été refusée et le statut de cette commande dans l'aperçu des commandes passe au rouge.
Pour une commande approuvée, le fournisseur reçoit aussi immédiatement la confirmation de commande afin de pouvoir traiter la commande. La commande apparaît alors également dans l'environnement d'administration avec tous ses détails.
L'environnement ne contient aucun utilisateur ayant le rôle "Manager"
Si aucun utilisateur ayant le rôle "Manager" n'a été ajouté dans l'environnement, la demande de validation est automatiquement transmise à l'administrateur fonctionnel.
S'il n'y a aucun administrateur fonctionnel dans l'environnement non plus, la demande est transmise à l'administrateur.
Bon à savoir
Voici quelques points utiles à savoir sur le workflow de validation.
Les managers n'ont pas besoin de validation pour leurs propres commandes. Si un manager passe une commande, celle-ci est immédiatement approuvée.
Une commande en attente de validation chez un manager ne peut pas être transférée à un autre manager ni à l'administrateur (fonctionnel).
Le cas échéant, l'administrateur (fonctionnel) peut se connecter en tant que manager devant donner la validation, puis approuver ou refuser la commande. Notez toutefois que l'approbation ou le refus se fera toujours au nom de ce manager, même si vous êtes connecté via le manager en tant qu'administrateur (fonctionnel).
Une commande (pro forma) ne peut plus être modifiée une fois passée.
Une commande est toujours approuvée ou refusée dans son intégralité. Il n'est pas possible d'approuver ou de refuser une partie de la commande.
Si la commande est refusée, elle l'est dans son intégralité et le commanditaire doit passer une nouvelle commande.
Supposons que le commanditaire ait commandé 4 articles, dont 1 n'aurait pas dû être commandé. Le manager doit alors refuser la commande afin que le commanditaire puisse la repasser. Le manager doit contacter le commanditaire au sujet d'une éventuelle commande erronée, car il n'est pas possible d'ajouter un commentaire expliquant la raison du refus lors du refus de la commande.