Was beinhaltet der Workflow PO-Nummer?
Der Workflow PO-Nummer bedeutet, dass für jede Bestellung eine PO-Nummer eingegeben werden muss, bevor die Bestellung endgültig ist. So behältst du im Blick, was innerhalb der Umgebung bestellt wird, und die Bestellung erhält durch die Eingabe einer PO-Nummer die richtige Referenz.
Wie funktioniert der Workflow PO-Nummer?
Für den Workflow PO-Nummer gibt es 2 Varianten.
PO-Nummer vorab im Checkout beim Aufgeben der Bestellung eingeben
PO-Nummer vorab im Checkout beim Aufgeben der Bestellung eingeben
Wenn die PO-Nummer beim Aufgeben der Bestellung eingegeben wird, kann ein Benutzer die Bestellung im Checkout erst abschließen, wenn im Feld für die PO-Nummer eine PO-Nummer eingetragen ist.
PO-Nummer nachträglich eingeben, nachdem die Pro-forma-Bestellung aufgegeben wurde
PO-Nummer nachträglich eingeben, nachdem die Pro-forma-Bestellung aufgegeben wurde
Wenn die PO-Nummer nach dem Aufgeben der Bestellung eingegeben wird, wird die Bestellung zu einer Pro-forma-Bestellung, sobald der Benutzer sie über den Checkout abgeschickt hat.
Nachdem der Benutzer diese Pro-forma-Bestellung aufgegeben hat, erhält er die Meldung, dass noch eine PO-Nummer benötigt wird, um die Bestellung endgültig zu machen.
Sobald der Benutzer die benötigte PO-Nummer hat, kann er sie über die Umgebung bei der Bestellung eingeben.
Im Folgenden erklären wir dir, wie das funktioniert.
Schritt 1: Durch Klicken auf das Kästchen mit den Aufgaben, in dem alle Aufgaben für Bestellungen gebündelt sind, die auf eine PO-Nummer warten.
Schritt 2: Oder indem du die Bestellung aufrufst und dort auf die Schaltfläche "Maak bestelling definitief of annuleer" (Bestellung abschließen oder stornieren) klickst.
Der Benutzer gelangt nun zum Eingabebildschirm, in dem die PO-Nummer für die betreffende Bestellung eingegeben werden kann.
Sobald die PO-Nummer eingegeben und auf "bestelling afronden" (Bestellung abschließen) geklickt wurde, erhält der Benutzer die Meldung, dass die Bestellung bearbeitet wird. Der Benutzer erhält nun eine E-Mail mit der Nachricht, dass die Bestellung genehmigt wurde, sowie eine E-Mail mit der endgültigen Auftragsbestätigung.
Zusätzliche Einstellungen
Zusätzliche Einstellungen für den Workflow "PO-Nummer"
Bedingungen für das Feld PO-Nummer festlegen
Bedingungen für das Feld PO-Nummer festlegen
Für das Eingabefeld der PO-Nummer können Einschränkungen auf Basis eines Regex-Codes erzwungen werden. Damit kannst du zum Beispiel festlegen, dass die PO-Nummer immer mit einer "3" beginnen, mindestens 6 Zeichen lang sein und/oder immer mit einer "1" enden muss.
Wenn das eingerichtet werden soll, kannst du das selbst tun, indem du diesen Regex-Wert in den Brandportal-Einstellungen des Kunden unter der Überschrift "Winkelwagen" (Warenkorb) --> "Regex voor PO nummer" (Regex für PO-Nummer) eingibst
Wenn du das zwar einrichten möchtest, aber nicht weißt, wie du einen Regex-Code erstellst, der die Bedingungen für die Eingabe der PO-Nummer erfüllt, wende dich an [email protected], damit wir die Möglichkeiten gemeinsam besprechen können.
Bestellungen auf Basis einer PO-Nummer genehmigen lassen
Bestellungen auf Basis einer PO-Nummer genehmigen lassen
Du kannst festlegen, dass Bestellungen, die auf Basis einer PO-Nummer aufgegeben wurden, noch einmal genehmigt werden müssen, bevor sie endgültig werden.
Wenn das eingerichtet ist, muss jede Bestellung, die ein Besteller aufgibt, zuerst von jemandem genehmigt werden. Bei wem diese Freigabeaufgabe anschließend landet, hängt davon ab, wie die Umgebung eingerichtet ist.
Bei wem landet die Bestellung zur Freigabe?
Je nachdem, wie die Umgebung eingerichtet ist, landet die Bestellung bei einer genehmigenden Person. Dafür gibt es verschiedene Szenarien.
Es gibt Manager
Wenn in der Umgebung Benutzer mit der Rolle "Manager" angelegt sind und dieser Manager mit demselben Standort verknüpft ist wie der Besteller, der die Bestellung in diesem Moment aufgibt, geht die Freigabeanfrage automatisch an diesen Manager.
Wenn es in der Umgebung mehrere Manager gibt, die ebenfalls mit demselben Standort (bzw. denselben Standorten) verknüpft sind wie der Besteller, der die Bestellung aufgibt, sieht der Besteller im Checkout immer ein Dropdown-Menü, in dem er angeben kann, an welchen Manager die Freigabeanfrage gehen soll.
Nachdem der Benutzer die PO-Nummer eingegeben hat (vorab im Checkout oder nachträglich), erhält der Besteller die Meldung, dass die Bestellung zur Freigabe an den betreffenden Manager weitergeleitet wurde. Außerdem erhält der Besteller eine E-Mail mit einer Pro-forma-Auftragsbestätigung.
Der Manager, der die Bestellung genehmigen muss, erhält daraufhin eine E-Mail mit der Nachricht, dass eine Bestellung genehmigt werden muss. In dieser E-Mail befindet sich auch eine Schaltfläche, über die der Manager nach dem Anmelden direkt zur betreffenden Aufgabe gelangt und die Bestellung genehmigen oder ablehnen kann.
Es gibt keine Manager
Wenn in der Umgebung keine Benutzer mit der Rolle "Manager" angelegt sind, geht die Freigabeanfrage automatisch an den funktionalen Administrator.
Gibt es auch keinen funktionalen Administrator, wird diese Aufgabe automatisch an den 'Administrator' weitergegeben.
Wichtig zu wissen
Es gibt einige Dinge, die du über den Workflow PO-Nummer wissen solltest.
Du kannst keine kombinierte Einstellung vornehmen, bei der zum Beispiel die eine Hälfte der Benutzer die PO-Nummer vorab und die andere Hälfte nachträglich eingeben muss.
Eine (Pro-forma-)Bestellung kann nach dem Aufgeben nicht mehr geändert werden.
Eine Bestellung wird immer vollständig über eine PO-Nummer genehmigt oder vom Benutzer abgelehnt. Es ist nicht möglich, nur einen Teil der Bestellung über eine PO-Nummer zu genehmigen oder abzulehnen.
Eine Bestellung, die bei einem Manager zur Freigabe liegt, kann nicht an einen anderen Manager oder an den (funktionalen) Administrator übertragen werden.
Gegebenenfalls kann sich der (funktionale) Administrator als der Manager anmelden, der die Freigabe erteilen muss, und die Bestellung dann genehmigen oder ablehnen. Beachte aber, dass die Genehmigung oder Ablehnung immer im Namen dieses Managers erfolgt, auch wenn du als (funktionaler) Administrator über den Manager angemeldet bist.
Wenn die Bestellung vom Besteller selbst oder durch eine eventuelle zusätzliche Prüfung durch den Manager abgelehnt wurde, ist die gesamte Bestellung abgelehnt und der Besteller muss eine neue Bestellung aufgeben.
Angenommen, der Besteller hat 4 Artikel bestellt, von denen 1 nicht hätte bestellt werden dürfen. Dann muss der Manager die Bestellung ablehnen, damit der Besteller die Bestellung erneut aufgeben kann. Wegen einer eventuell fehlerhaften Bestellung sollte der Manager Kontakt mit dem Besteller aufnehmen, da beim Ablehnen der Bestellung kein Kommentar zum Grund der Ablehnung angegeben werden kann.