Was beinhaltet der Workflow Frei bestellen?
Der Workflow Frei bestellen bedeutet, dass Benutzer bestellen können, was sie möchten. Sobald der Workflow Frei bestellen eingerichtet ist, können alle Benutzer unbegrenzt Bestellungen aufgeben.
Was beinhaltet der Workflow Frei bestellen bis zu einem bestimmten Betrag?
Der Workflow Frei bestellen bis zu einem bestimmten Betrag bedeutet, dass Benutzer Bestellungen mit einem Limit für den Bestellwert aufgeben können.
Wie funktioniert der Workflow Frei bestellen bis zu einem bestimmten Betrag?
Sobald der Workflow Frei bestellen bis zu einem bestimmten Betrag eingerichtet ist, können alle Benutzer weiterhin unbegrenzt Bestellungen aufgeben, allerdings mit einem Limit für den Bestellwert pro Bestellung. Sobald eine Bestellung mit einem Bestellwert über diesem Limit aufgegeben wird, wird sie zunächst einem Manager zur Genehmigung vorgelegt, oder einem (funktionalen) Administrator, falls in der Umgebung keine Manager angelegt sind.
Angenommen: Benutzer dürfen frei bestellen, aber es gilt ein Limit von 500 € für den Bestellwert
Das bedeutet, dass der Benutzer Bestellungen bis einschließlich 500 € frei aufgeben kann. Sobald der Bestellwert 500 € übersteigt, muss jemand die Bestellung zuerst genehmigen, bevor sie endgültig ist.
Bei wem diese Genehmigungsaufgabe anschließend landet, hängt davon ab, wie die Umgebung eingerichtet ist.
Bei wem landet die Bestellung zur Genehmigung?
Je nachdem, wie die Umgebung eingerichtet ist, landet die Bestellung bei einem Genehmiger. Dafür gibt es verschiedene Szenarien.
Es sind Manager vorhanden
Wenn in der Umgebung Benutzer mit der Rolle "Manager" angelegt sind und dieser Manager mit demselben Standort verknüpft ist wie der Besteller, der die Bestellung gerade aufgibt, landet die Genehmigungsanfrage automatisch bei diesem Manager.
Wenn es in der Umgebung mehrere Manager gibt, die ebenfalls mit demselben Standort bzw. denselben Standorten wie der Besteller verknüpft sind, sieht der Besteller im Checkout immer ein Dropdown-Menü, in dem er angeben kann, bei welchem Manager die Genehmigungsanfrage landen soll.
Nachdem der Benutzer die Bestellung abgeschlossen hat, erhält der Besteller die Meldung, dass die Bestellung an den betreffenden Manager zur Genehmigung weitergeleitet wurde. Außerdem erhält der Besteller eine E-Mail mit einer Proforma-Auftragsbestätigung.
Der Manager, der die Bestellung genehmigen muss, erhält anschließend eine E-Mail mit dem Hinweis, dass eine Bestellung genehmigt werden muss. In dieser E-Mail befindet sich auch eine Schaltfläche, mit der der Manager nach der Anmeldung direkt zur betreffenden Aufgabe gelangt und sie genehmigen oder ablehnen kann.
Es sind keine Manager vorhanden
Wenn in der Umgebung keine Benutzer mit der Rolle "Manager" angelegt sind, landet die Genehmigungsanfrage automatisch beim funktionalen Administrator.
Sollte auch kein funktionaler Administrator vorhanden sein, wird diese Aufgabe automatisch an den 'Administrator' weitergegeben.
Wichtig zu wissen
Es gibt einige Punkte, die man über den Workflow Frei bestellen bis zu einem bestimmten Betrag wissen sollte.
Eine Bestellung, die bei einem Manager zur Genehmigung liegt, kann nicht an einen anderen Manager oder an den (funktionalen) Administrator übertragen werden.
Gegebenenfalls könnte sich der (funktionale) Administrator über den Manager anmelden, der die Genehmigung erteilen muss, und die Bestellung anschließend genehmigen oder ablehnen. Beachte dabei, dass die Genehmigung oder Ablehnung immer im Namen dieses Managers erfolgt, auch wenn du dich als (funktionaler) Administrator über den Manager angemeldet hast.
Eine (Proforma-)Bestellung kann nach der Aufgabe nicht mehr geändert werden.
Eine Bestellung wird immer vollständig genehmigt oder abgelehnt. Es ist nicht möglich, einen Teil der Bestellung zu genehmigen oder abzulehnen.
Wurde die Bestellung abgelehnt, ist sie vollständig abgelehnt und der Besteller muss eine neue Bestellung aufgeben.
Angenommen: Der Besteller hat 4 Artikel bestellt, von denen 1 nicht hätte bestellt werden dürfen. Dann muss der Manager die Bestellung ablehnen, damit der Besteller sie erneut aufgeben kann. Wegen einer fehlerhaften Bestellung muss der Manager Kontakt mit dem Besteller aufnehmen, da beim Ablehnen der Bestellung kein Kommentar zum Grund der Ablehnung angegeben werden kann.