Was beinhaltet der Workflow Freigabe?
Der Workflow Freigabe bedeutet, dass jede Bestellung zuerst von einem Manager genehmigt werden muss, bevor sie endgültig ist. So behältst du im Blick, was innerhalb der Umgebung bestellt wird.
Wie funktioniert der Workflow Freigabe?
Sobald der Workflow Freigabe eingerichtet ist, muss jede Bestellung, die ein Besteller aufgibt, zuerst von einem Manager genehmigt werden. Bei wem diese Freigabeaufgabe anschließend landet, hängt davon ab, wie die Umgebung eingerichtet ist.
In der Umgebung gibt es Benutzer mit der Rolle "Manager"
Wenn in der Umgebung Benutzer mit der Rolle "Manager" angelegt sind und dieser Manager mit demselben Standort verknüpft ist wie der Besteller, der die Bestellung aufgibt, geht die Freigabeanfrage automatisch an diesen Manager.
Wenn es in der Umgebung mehrere Manager gibt, die ebenfalls mit demselben Standort (bzw. denselben Standorten) verknüpft sind wie der Besteller, der die Bestellung aufgibt, sieht der Besteller im Checkout immer ein Dropdown-Menü, in dem er angeben kann, an welchen Manager die Freigabeanfrage gehen soll.
Anschließend kehrt der Besteller in die Umgebung zurück, wo angezeigt wird, dass die Bestellung zur Freigabe an den betreffenden Manager weitergeleitet wurde. Außerdem erhält der Besteller eine E-Mail mit einer Pro-forma-Auftragsbestätigung.
Der Manager, der die Bestellung genehmigen muss, erhält daraufhin eine E-Mail mit der Nachricht, dass eine Bestellung genehmigt werden muss. In dieser E-Mail befindet sich auch eine Schaltfläche, über die der Manager nach dem Anmelden direkt zur betreffenden Aufgabe gelangt und die Bestellung genehmigen oder ablehnen kann.
Wenn der Manager die Bestellung genehmigt hat, erhält der Besteller eine Nachricht, dass die Bestellung genehmigt wurde, und es wird eine Auftragsbestätigung an den Besteller gesendet. Der Status dieser Bestellung in der Bestellübersicht ändert sich dann von Gelb auf Grün.
Wenn der Manager die Bestellung abgelehnt hat, erhält der Besteller eine Nachricht, dass die Bestellung abgelehnt wurde, und der Status dieser Bestellung in der Bestellübersicht wird rot.
Bei einer genehmigten Bestellung erhält auch der Lieferant sofort die Auftragsbestätigung, damit die Bestellung bearbeitet werden kann. Die Bestellung erscheint dann auch in der Verwaltungsumgebung mit allen Bestelldetails.
In der Umgebung gibt es keine Benutzer mit der Rolle "Manager"
Wenn keine Benutzer mit der Rolle "Manager" in der Umgebung angelegt sind, geht die Freigabeanfrage automatisch an den funktionalen Administrator.
Wenn es auch keinen funktionalen Administrator in der Umgebung gibt, geht die Anfrage an den Administrator.
Gut zu wissen
Es gibt einige Dinge, die du über den Workflow Freigabe wissen solltest.
Manager benötigen für ihre eigenen Bestellungen keine Freigabe. Wenn ein Manager eine Bestellung aufgibt, wird sie sofort genehmigt.
Eine Bestellung, die bei einem Manager zur Freigabe liegt, kann nicht an einen anderen Manager oder an den (funktionalen) Administrator übertragen werden.
Gegebenenfalls kann sich der (funktionale) Administrator als der Manager anmelden, der die Freigabe erteilen muss, und die Bestellung dann genehmigen oder ablehnen. Beachte aber, dass die Genehmigung oder Ablehnung immer im Namen dieses Managers erfolgt, auch wenn du als (funktionaler) Administrator über den Manager angemeldet bist.
Eine (Pro-forma-)Bestellung kann nach dem Aufgeben nicht mehr geändert werden.
Eine Bestellung wird immer vollständig genehmigt oder abgelehnt. Es ist nicht möglich, nur einen Teil der Bestellung zu genehmigen oder abzulehnen.
Wenn die Bestellung abgelehnt wurde, ist die gesamte Bestellung abgelehnt und der Besteller muss eine neue Bestellung aufgeben.
Angenommen, der Besteller hat 4 Artikel bestellt, von denen 1 nicht hätte bestellt werden dürfen. Dann muss der Manager die Bestellung ablehnen, damit der Besteller die Bestellung erneut aufgeben kann. Wegen einer eventuell fehlerhaften Bestellung sollte der Manager Kontakt mit dem Besteller aufnehmen, da beim Ablehnen der Bestellung kein Kommentar zum Grund der Ablehnung angegeben werden kann.